Privacy Note Poland

Our data protection coordinator in Poland will give you information about the data protection concerning the ALTEN Delivery Center Eastern Europe :

ALTEN Delivery Center Eastern Europe Sp. z o.o.
Data Protection Coordinator
ul. Gustawa Eiffel’a 10
Gliwice
Poland

Tel.: +48 32 77550-06
E-Mail: AEF-RODO_Poland@alten.com

Data protection declaration polish

1. Z JAKIMI DANYMI OSOBOWYMI MAMY DO CZYNIENIA W SPÓŁCE ALTEN DELIVERY CENTER EASTERN EUROPE SP. Z O.O.?

Spółka ALTEN Delivery Center Eastern Europe Sp. z o.o. (dalej jako „Alten”) jako spółka świadcząca usługi konstrukcyjno-inżynieryjne dla przemysłu motoryzacyjnego przetwarza dane osobowe.

Przetwarzamy dane osobowe:

• pracowników/współpracowników,
• byłych pracowników/współpracowników,
• potencjalnych pracowników/współpracowników,
• dane kontaktowe klientów,
• dane kontaktowe dostawców.

2. JAKI JEST ZAKRES PRZETWARZANYCH DANYCH OSOBOWYCH?

Zakres przetwarzanych przez nas danych osobowych wynika z obowiązujących przepisów prawa. Przetwarzamy jedynie te dane osobowe, które są niezbędne do:

• realizacji realacji biznesowych z klientami i dostawcami jak i realizacji projektów z klientami
• realizacji stosunku pracy/współpracy bądź do przeprowadzenia rekrutacji zmierzającej do nawiązania stosunku pracy/współpracy.

Elektroniczna baza danych obejmuje dane osobowe byłych, obecnych oraz potencjalnych pracowników/współpracowników.

3. GDZIE DANE OSOBOWE SĄ PRZECHOWYWANE?

Dane osobowe zawarte są bądź w aktach osobowych pracowników/współpracowników bądź w elektronicznej bazie danych.
Dane osobowe pracowników są przechowywane w siedzibie spółki Vinci&Vinci, z którą podpisaliśmy umowę o świadczenie usług kadrowo-płacowych oraz umowę o powierzeniu przetwarzania danych osobowych.

Akta osobowe pracowników/współpracowników przechowywane są w naszym biurze w Gliwicach, przy ul. Gustawa Eiffel’a 10. Dane w formie elektronicznej bazy danych są przekazywane do spółek z grupy kapitałowej do wewnętrznych celów administracyjnych. Przetwarzanie danych następuje wyłącznie na terenie Uni Europejskiej.

4. W JAKI SPOSÓB REALIZUJEMY OBOWIĄZKI INFORMACYJNE?

W momencie pozyskiwania danych osobowych od osoby, której dane dotyczą, a więc od pracownika/współpracownika czy potencjalnego pracownika/współpracownika przedstawiamy mu wszelkie wymagane prawem informacje.  Informacje takie odnoszą się w szczególności do naszych danych kontaktowych, wskazania celu/celów przetwarzania danych osobowych, podstawy prawnej przetwarzania,  a także przysługujących mu prawach.
Informacje takie otrzymuje każdy pracownik/współpracownik w momencie podpisywania umowy o pracę/o współpracę. Informacje takie mogą być przesyłane po otrzymaniu danych osobowych od potencjalnego pracownika/współpracownika.

5. CZY POSIADAMY ODPOWIEDNIE ZGODY NA PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH?

Jako pracodawca oraz potencjalny pracodawca co do zasady nie potrzebujemy uzyskania zgody na przetwarzanie wskazanych w kodeksie pracy danych osobowych w zakresie niezbędnym do realizacji stosunku pracy. W przypadkach wskazanych przez prawo zbieramy zgody pracownika/współpracownika czy potencjalnego pracownika/współpracownika na przetwarzanie danych osobowych. Zawsze informujemy, że zgoda może być w dowolnym momencie cofnięta.

6. W JAKI SPOSÓB REALIZUJEMY PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ?

Każda z zainteresowanych osób może skontaktować się z nami kierując swoje zapytanie/prośbę na specjalnie w tym celu stworzony e-mail: AEF-RODO_Poland@alten.com. Odpowiemy na każdy e-mail niezwłocznie, przy czym nie później niż w terminie 1 miesiąca od otrzymania zapytania/prośby.

7. CZY PODPISUJEMY UMOWY O POWIERZENIU PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH?

Tak. Współpracujemy jedynie z takimi podmiotami, które gwarantują wdrożenie środków technicznych i organizacyjnych zapewniających odpowiedni stopień bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych. Umowa o powierzeniu przetwarzania danych osobowych zawiera klauzule wymagane przez prawo. Podpisaliśmy umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych z m.in. podmiotami, które świadczą usługi kadrowo-płacowe, usługi BHP a także z podmiotami, które umożliwiają naszym pracownikom/współpracownikom realizację konkretnych zadań u nich w biurze oraz ze spółkami z naszej grupy kapitałowej.

8. W JAKI SPOSÓB CHRONIMY DANE OSOBOWE?

Wdrożyliśmy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku z uwzględnieniem stanu wiedzy technicznej, kosztu wdrożenia oraz charakteru, zakresu, celu i kontekstu przetwarzania oraz ryzyka naruszenia praw i wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia. W szczególności uwzględniamy ryzyko wiążące się z przetwarzaniem danych wynikających z: nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przechowywanych, przesyłanych lub w inny sposób przetwarzanych.

Chronimy dane osobowe w następujący sposób:

• Wszystkie osoby, które mają dostęp do dokumentów zawierających dane osobowe posiadają odpowiednie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz odbyły szkolenie dotyczące ochrony danych osobowych.
• Prowadzimy ewidencję upoważnień.
• Przeprowadzamy regularne testy skuteczności zastosowanych środków technicznych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania.

Stosujemy zasadę czystego biurka, czystego ekranu, czystej drukarki oraz czystego kosza.

9. KTO MONITORUJE PRZESTRZEGANIE PRZEPISÓW W DZIEDZINIE OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH?

W Alten Koordynator ds. Ochrony Danych Osobowych monitoruje przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych oraz prowadzi wszelkie wymagane prawem rejestry. Każdy ma prawo skontaktować się z nim w sprawie ochrony danych osobowych wysyłając zapytanie na następujący adres e-mail: AEF-RODO_Poland@alten.com

10. JAK POSTĘPUJEMY, GDY NARUSZONE ZOSTAŁO BEZPIECZEŃSTWO DANYCH OSOBOWYCH?

Każdy z pracowników/współpracowników w razie stwierdzenia, że bezpieczeństwo danych osobowych zostało naruszone, zobowiązany jest postępować zgodnie z Instrukcją postępowania w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych. Jest ona dostępna pod następującym adresem https://www.alten-germany.de/en/privacy-note-polish.html